Wie kann ich Bewerbungen in meiner Website erfassen und zu Personio übertragen?

Das WordPress-Plugin „PersonioPersonio Stellt Software für Personalmanagement in Unternehmen bereit Integration“ bietet mehrere Wege an um Bewerbungsformulare in der eigenen WordPress-Website zu erstellen sowie deren Eingaben an Personio zu übermitteln. Was hierbei möglich ist, wird im folgenden Artikel beschrieben.

Hintergrund

Personio bietet eine API an um Bewerbungen von extern in deren Systeme zu übertragen. So kann man als Personio-Anwender alle Bewerbungen für das eigene Unternehmen an zentraler Stelle sehen und verwalten.

Wenn man offene Stellen vom Unternehmen auf der eigenen Website veröffentlicht, möchte man dort erfasste Bewerbungen auch an Personio übertragen lassen. Das WordPress-Plugin „Personio Integration“ ermöglicht genau das.

Vorbereitungen

Du benötigst folgendes um die Erfassung sowie Übertragung von Bewerbungen an Personio zu ermöglichen:

• Du musst dich entscheiden mit welchem Formular-Plugin du deine Bewerbungen in der Website erfassen willst. Dazu unten mehr.
• Die Company-ID sowie den Access Token der von Personio bereitgestellt wird. Beides findest Du in deinem Personio Konto unter Einstellungen > Integration > API Credentials.

Das richtige Formular-Plugin

Das Plugin „Personio Integration“ unterstützt mehrere Formular-Plugins um deren Daten für Bewerbungen zu erfassen und an Personio zu übermitteln. Das sind Stand Ende 2025 folgende:

• Avada Forms
• Contact Form 7
• Elementor Forms (Elementor Pro erforderlich)
• Everest Forms
• Fluent Forms (Pro erforderlich)
• Forminator
• WPForms (Pro erforderlich)

Daneben stellt das Plugin auch einen eigenen Formularhandler namens „Personio Forms“ bereit. Kleine Entscheidungshilfe:

• Verwendet das Projekt eines der o.g. Formular-Plugins? Wenn ja, dann wäre zu empfehlen, dieses zu verwenden.
• Hat man keines der o.g. Plugins, möchte das Formular aber individueller Gestalten, dann wäre zu empfehlen eines der o.g. Plugins ins Projekt zu integrieren.
• In allen anderen Fällen kann man gerne „Personio Forms“ verwenden.

Einrichtung

Das Formular

Die Einrichtung des Formulars ist schnell in folgenden Schritten erledigt:

1. Gehe im WordPress-Backend auf Bewerbungen > Einstellungen und wähle beim Feld „Bewerbungen in Detail-Ansicht“ den Wert „Bewerbungsformular“ aus.
2. Gehe anschließend auf Bewerbungen > Erweiterungen > Bewerbungsformulare und aktiviere das von dir gewünschte Formular-Plugin. Folge den Hinweisen zur Einrichtungen an dieser Stelle.
3. Sobald du den Hinweisen gefolgt bist, kannst du im Frontend bereits an jeder Stelle ein Bewerbungsformular sehen, ausfüllen und abschicken.

Beachte, dass du auch individuelle Formulare pro Stelle oder Eigenschaft von Stellen verwenden kannst. Das kannst du später jederzeit konfigurieren.

Die Bewerbungen

Um eingegangene Bewerbungen zu übertragen, musst du einmalig die Company ID und den Access Token im Projekt hinterlegen:

1. Gehe im WordPress-Backend auf Bewerbungen > Einstellungen > zu Personio übertragen.
2. Trage in den Feldern dort die Company ID und den Access Token ein ODER folge dem Setup für deren Einrichtung über den dort angezeigten Button.
3. Anschließend kannst du bereits Bewerbungen zu Personio übermitteln.

Hinweise

Formulare über eines der o.g. Plugins sollten nur in der Gestaltung, nicht aber im Aufbau angepasst werden. Die von unserem Plugin generierten Felder sind so zwingend notwendig um die Bewerbungen als solche zu speichern und an Personio übertragen zu können. Die Vorgaben dafür stammen von Personio, nicht vom Plugin selbst.

Da es sich bei Bewerbungen um personenbezogene Daten handelt, werden diese vom Plugin ausschließlich verschlüsselt gespeichert. Zudem werden sie auch so kurz wie möglich in der WordPress-Datenbank gespeichert. Sobald die Bewerbung einmal erfolgreich an Personio übertragen werden konnte, wird sie aus WordPress entfernt. Das Verhalten kannst du in den Einstellungen unter Bewerbungen > Einstellungen > zu Personio übertragen auch verändern.